Combien de jours louer au démarrage de son activité ?

Au démarrage, le bon nombre de jours dépend surtout de votre situation

Imaginons une situation fréquente.

Vous êtes psychologue, ostéopathe, diététicien, psychomotricien ou professionnel paramédical. Vous venez de vous installer en libéral et vous n’avez pas encore suffisamment de recul pour savoir combien de patients vous recevrez chaque semaine.

Vous trouvez un cabinet disponible cinq jours par semaine. Pourtant, cela ne signifie pas nécessairement qu’il soit pertinent de réserver immédiatement les cinq journées.

Durant les premiers mois, le rythme de consultation évolue souvent progressivement. Il peut donc être plus prudent de commencer avec un nombre limité de jours et de faire évoluer la location en fonction de la demande réelle.

Commencer par une seule journée de consultation peut être une solution intéressante lorsque l’activité libérale vient compléter une autre situation professionnelle.

C’est notamment le cas si vous êtes encore :

• salarié à temps partiel ;
• en activité dans une structure ;
• en phase de transition vers le libéral ;
• en train de construire progressivement votre patientèle.

Une journée permet de limiter fortement les charges fixes tout en disposant d’un véritable lieu professionnel pour recevoir ses premiers patients.

Le principal avantage

Le risque financier reste faible. Si votre agenda n’est pas encore rempli, vous ne payez pas plusieurs journées inutilisées.

La limite

Une seule journée peut rapidement devenir contraignante si les demandes augmentent. Certains patients ne seront pas disponibles le jour choisi et votre capacité de rendez-vous restera limitée.

Deux jours par semaine représentent souvent un compromis intéressant entre maîtrise des charges et capacité à accueillir progressivement davantage de patients.

Ce rythme permet notamment de répartir les consultations sur plusieurs moments de la semaine.

Vous pouvez par exemple choisir :

• un jour en début de semaine et un autre en fin de semaine ;
• une journée complète et une demi-journée étendue ;
• deux journées correspondant aux périodes où vos patients sont le plus disponibles.

Trois jours de location deviennent particulièrement pertinents lorsque vous disposez déjà de demandes régulières ou lorsque votre activité libérale constitue votre activité principale.

Ce rythme apporte davantage de souplesse pour proposer différents créneaux aux patients et répartir votre charge de travail.

Il peut être adapté si :

• vous disposez déjà d’une petite patientèle ;
• vous recevez régulièrement de nouvelles demandes ;
• vous souhaitez faire du libéral votre activité principale ;
• vos journées de consultation commencent à se remplir.

En revanche, réserver trois journées avec seulement quelques rendez-vous répartis sur chacune d’elles peut augmenter inutilement vos charges.

Une location presque à temps plein peut être pertinente, mais elle correspond généralement à une situation différente d’un véritable démarrage sans patientèle.

Elle peut notamment avoir du sens si vous :

• transférez une patientèle existante ;
• changez simplement de lieu d’exercice ;
• disposez déjà d’un réseau de prescripteurs important ;
• avez suffisamment de trésorerie pour absorber plusieurs mois de montée en charge.

Dans le cas contraire, louer cinq jours uniquement pour « être disponible » peut créer une charge fixe disproportionnée par rapport au chiffre d’affaires réel.

Premier critère : votre patientèle actuelle

Le nombre de patients que vous pouvez raisonnablement recevoir constitue l’un des meilleurs indicateurs pour choisir votre rythme de location.

Si vous démarrez totalement de zéro, il est difficile de prévoir précisément le nombre de demandes.

Dans ce contexte, une formule évolutive peut être plus adaptée qu’un engagement important dès les premières semaines.

Si vous avez déjà plusieurs patients prêts à vous suivre dans votre nouveau cabinet, vous pourrez naturellement envisager davantage de jours.

Deuxième critère : le poids du loyer dans vos charges

Le coût du cabinet doit rester cohérent avec votre chiffre d’affaires prévisionnel.

Prenons un exemple simple : si augmenter votre location d’une journée représente plusieurs centaines d’euros supplémentaires par mois alors que cette journée n’accueille que quelques consultations, l’opération n’est pas forcément pertinente immédiatement.

À l’inverse, si vos créneaux actuels sont presque remplis et que vous refusez régulièrement des rendez-vous faute de disponibilité, ajouter une journée peut devenir logique.

Troisième critère : votre organisation professionnelle

Votre activité libérale n’est peut-être qu’une partie de votre semaine.

Certains professionnels commencent tout en conservant un emploi salarié ou une autre activité.

Dans cette situation, il est souvent préférable de concentrer les rendez-vous sur une ou deux journées plutôt que de disperser quelques consultations sur toute la semaine.

Un agenda concentré facilite également l’organisation personnelle et optimise l’utilisation du cabinet.

Quatrième critère : votre profession et la durée des rendez-vous

Le nombre de jours nécessaire dépend aussi de votre métier.

Un praticien réalisant des consultations d’une heure n’aura pas la même capacité quotidienne qu’un professionnel proposant des rendez-vous plus courts.

Pensez donc en priorité en nombre de consultations possibles plutôt qu’en nombre de journées.

Cinquième critère : pouvez-vous augmenter facilement votre nombre de jours ?

La flexibilité de la location change complètement la manière d’aborder votre installation.

Si le cabinet vous permet de commencer avec une journée puis d’ajouter progressivement des créneaux, vous pouvez démarrer avec davantage de prudence.

À l’inverse, si vous savez qu’une journée disponible aujourd’hui risque de ne plus l’être dans quelques mois, la décision peut être différente.

Avant de signer, demandez donc toujours quelles possibilités d’évolution sont prévues.

Comment savoir qu’il est temps d’ajouter une journée ?

Plutôt que de fixer définitivement votre organisation dès le départ, observez votre activité.

Plusieurs signaux peuvent indiquer qu’une journée supplémentaire devient pertinente :

• vos journées actuelles sont régulièrement pleines ;
• le délai pour obtenir un rendez-vous augmente ;
• vous refusez certaines demandes faute de créneaux ;
• les patients demandent régulièrement d’autres jours ;
• le chiffre d’affaires généré permet d’absorber sereinement la nouvelle charge.

Dans ce cas, augmenter progressivement votre présence permet de suivre le développement réel de votre activité.

L’erreur à éviter : louer en fonction de l’activité que vous espérez avoir

Lorsqu’on démarre, il est naturel d’imaginer rapidement un agenda complet.

Mais le développement d’une patientèle demande parfois plusieurs semaines ou plusieurs mois.

Il est donc généralement plus prudent de construire ses charges en fonction de son activité réelle et de ses perspectives raisonnables plutôt qu’en fonction d’un scénario idéal.

Cela ne signifie pas qu’il faut rester trop prudent : votre cabinet doit aussi offrir suffisamment de disponibilité pour permettre à l’activité de grandir.

Tout l’enjeu consiste donc à trouver un équilibre entre maîtrise des charges et capacité de développement.

Le nombre de jours n’est qu’un critère parmi d’autres

Une fois votre rythme de location estimé, il reste à vérifier que le cabinet correspond réellement à votre pratique : emplacement, accessibilité, confidentialité, équipements, charges et environnement professionnel doivent également entrer dans votre décision.

Pour aller plus loin, consultez notre guide complet : comment choisir son cabinet paramédical .